تعريف الادارة الالكترونية وأهدافها ومتطلبات تطبيقها

الادارة الالكترونية عبارة عن أسلوب إداري مُعتمد من قبل دول وحكومات ومؤسسات مختلفة في كل مكان في العالم، والهدف منها تحويل العمل اليدوي إلى عمل إلكتروني بشكل كامل، وبالتالي لن يعتمد على العنصر البشري بل يعتمد على الكمبيوتر، ونتعرف في المقال عبر موقعنا موسوعة اقتصادنا على تعريف الادارة الالكترونية وأهدافها ومميزات النظام الإداري وعيوبه.

اقرأ أيضاً: اسعار العملات القديمة | افضل موقع لبيع العملات القديمة

تعريف الادارة الالكترونية

حين الحديث عن تعريف الادارة الالكترونية ، فإنها أسلوب من أساليب الإدارة المتطورة المنتشرة في مؤسسات وشركات كبرى على مستوى العالم أجمع، وتكمن الفكرة الأساسية به في تحويل منظومة العمل الإداري بالكامل من منظومة يدوية تعتمد على العنصر البشري، إلى منظومة إلكترونية تعتمد على الكمبيوتر وأجهزة الحاسب الآلي في إدارة وعناصر الإدارة، فقد جذبت منظومة العمل بإدارة إلكترونية العديد من المؤسسات والحكومات حول العالم لما تتميز به من سرعة كبيرة في اتخاذ القرارات الإدارية المناسبة وبتكلفة قليلة، بسبب توفر نظم معلوماتية قوية جداً على مستوى عالي في كل إدارة المنظومة ومع اختلاف كل تخصص.

وتشمل منظمة الإدارة الإلكترونية كل الاتصالات الخاصة بالمؤسسات سواء كانت اتصالات داخلية أو خارجية، بهدف الوصول إلى أعلى مستوى ممكن من الشفافية في المؤسسة، مع ضمان مساءلة كل الأطراف مهما كان الوضع أو المنصب بالنسبة له في الحكومة أو المؤسسة، وهذا يضمن تطور وازدهار المؤسسة ونموها مع تحقيق العدالة بها، وقد بدأت مجموعة كبيرة من دول العالم المتقدمة في تطبيق نظام الادارة الالكترونية لتحقيق الشفافية أمام الشعب، وضمان تقديم الأعضاء الفاسدين للمسائلة القانونية، وتوفر المنظومة جهد ووقت المؤسسات وتُقلل من تكاليف العمل، بسبب القرارات الإلكترونية المدروسة بالكامل.

أهداف الإدارة الالكترونية

توجد مجموعة من أهداف الادارة الالكترونية ، وهي أهداف أساسية تهدف للعمل وتنفيذ الإدارة بالشكل الصحيح، وهي كما يلي:

1. العمل على تطوير المنظومة الإدارية بالكامل، حيث يتم تخفيض العمل اليدوي المُعتمد على العنصر البشري واستبداله بالأعمال الإلكترونية.
2. تخفيض المصاريف الإدارية التي تصل بسبب وجود منظومة متكاملة ومترابطة داعمة لكل القرارات الصادرة من الإدارات سواء الداخلية أو الخارجية.
3. رفع مستوى المنافسة الاقتصادية من خلال استغلال شبكة الإنترنت في التبادل التُجاري بين دول العالم، وبالتالي تكون فرصة الشركات الصغيرة والمتوسطة كبيرة في التطور والنمو، مع منافسة الشركات الكبرى والعملاقة في مختلف المجالات.
4. التساوي بين المواطنين سواء موظفي المنظومة الإدارية أو غيرهم، مع تيسير وتسهيل الإجراءات اللازمة حتى تحصل الخدمات الإدارية.
5. تحسين جودة الخدمات المُقدمة للمواطنين من خلال خفض الحاجة للتنقل وسهولة التوصيل إي أي مكان وفي أي وقت بكل سهولة، مع سهولة وصول كل طرق في المنظومة للمعلومات من خلال شبكة معلوماتية ضخمة.

طريقة التحول من إدارة يدوية إلى إلكترونية

يُمكن التحول من منظومة وإدارة يدوية إلى الادارة الالكترونية المتقدمة من خلال بعض الخطوات البسيطة، وعبر ثلاث مراحل وهي:

1. يتم نقل كل المعلومات والبيانات الورقية بالنسبة للحكومة ووزاراتها المختلفة إلى أجهزة الحاسب الآلي المتطورة.
2. تحويل كل التعاملات الورقية بين المواطنين وإدارة الدول والمؤسسات، إلى تعاملات إلكترونية الغرض منها سرعة وتسهيل وتنفيذ الإجراءات بأقل تكلفة.
3. جمع كل المعلومات والبيانات من أجهزة الكمبيوتر على مستوى الإدارات والمؤسسات، في شبكة معلوماتية ضخمة تربط بين الإدارات الإلكترونية معاً، وهو ما يسمح بتبادل المعلومات بين الإدارات بشكل حر.

متطلبات تطبيق الإدارة الإلكترونية وأهميتها

منظومة الإدارة الإلكترونية تحتاج وجود مجموعة من المستلزمات والمتطلبات التي يجب تطبيقها حين التحويل من إدارة يدوية تقليدية إلى إدارة إلكترونية متطورة، ويتم تحديد المتطلبات بعدة نقاط مختلفة، أولها أن تمتلك شبكة إنترنت سريعة وآمنة من خلال عمل بنية تحتية قوية، بجانب بناء شبكة معلوماتية ضخمة ومتوافقة ومتصلة مع بعضها بطريقة بسيطة وسهلة جداً، مع تدريب بعض الكوادر البشرية على استخدام تقنيات إلكترونية حديثة في النظم الإدارية، وتدريب الكوادر البشرية المسئولة عن خدمة الدعم الفني باستمرار لعناصر منظومة الادارة الالكترونية ، والعمل على تحديث شبكة المعلومات باستمرار.

ومع الحديث عن أهمية تطبيق الإلكترونية ، فهي توفر الكثير من الأشياء ومنها: خطط التواصل المستقبلي مع الجهات التي تتصل بالنظام عبر دراسة حاجات والتزامات الأفراد أو الهيئات المرتبطة بالنظام، بجانب تطوير القدرات الفنية لدى المسئولين عن تقديم الخدمات الإدارية للمواطنين أو عملاء المؤسسات، مع توفير دراسات متكاملة ووافية للإجراءات التفصيلية للحكومات وما يخص الأداء الإداري للمؤسسات، وتوفير الدعم اللازم من المؤسسات الحكومية أو الإدارة العليا للفريق المُكلف بتنفيذ العمل الإدارية، مع رؤية مستقبلية تُمكن الإدارة من وضع التطور المنطقي للمكانة التي تصل إليها أو متوقع أن تصل لها الإدارة الإلكترونية.

فوائد تطبيق الإدارة الإلكترونية

هناك العديد من فوائد تطبيق الادارة الالكترونية التي تعود بالنفع الكامل على المؤسسة أو الشركة، وهي كما يلي:

1. السرعة الكبيرة في إنجاز وإنهاء الأعمال الإدارية في أقل وقت وبأقل جهد وبأعلى مستوى من الحرفية والدقة.
2. توفير الوقت وخفض التكاليف للعمل الإداري، مع إجراء الأعمال من خلال الأجهزة الإلكترونية دون الحاجة للعمل الورقي التقليدي، وهو ما يرفع من مستوى الأداء في الشركات والإدارات المختلفة.
3. رفع كفاءة العنصر البشري من الأشخاص المُكلفين بتنفيذ العمل الإداري، مع القضاء على مشكلة البعد الجغرافي والزمني بين المكاتب الإدارية والمصالح، وبين القرى والمحافظات البعيدة عنهم.
4. تطوير آليات العمل الإداري في كل أطراف المنظومة الإدارية، مع مُواكبة التطورات التي تحدث في هذا المجال بكل مكان في العالم.
5. مُساعدة متخذي القرار على اتخاذ وتنفيذ القرار المناسب والصحيح، بعد دراسة كل البيانات والمعلومات التي يوفرها النظام بشكل مستمر.
6. القضاء على ظاهرة الرشوة والروتين المُسيطر على كل المصالح الحكومية، وهو ما يحدث في الكثير من الأماكن المختلفة وأمر صعب السيطرة عليه.

عوائق تطبيق الإدارة الإلكترونية

هناك بعض الأمور التي تقف عائق أمام تطبيق الادارة الالكترونية ، ومنها ما يلي:

1. النقص الكبير في الاعتمادات المالية للإدارات المنفصلة، بجانب عدم وجود التشريعات القانونية المنظمة للعمل الإداري.
2. خوف العديد من الأنظمة والحكومات والمؤسسات والشركات من تغيير نظام الإدارة من اليدوي للإلكتروني.
3. قلة الوعي عند الأفراد مُتلقي الخدمة حين التعامل مع الأنظمة الإلكترونية.
4. عدم وجود بنية تحتية قوية لشبكة الإنترنت، مع الجهل بأهمية وسائل الحماية الإلكترونية بالنسبة للكثير من الناس.
5. التكلفة المرتفعة في تطبيق المنظومة بين توفير شبكة إنترنت قوية وتوفير شبكة معلومات تتصل مع بعضها، بجانب ضعف مستوى اللغة الإنجليزية بين فئات المجتمع.
6. غياب الشفافية بين الشعب والحكومة وسيطرة أصحاب النفوذ على مراكز اتخاذ القرار، ووجود تداخل كبير بين السلطات وعدم القدرة على التنسيق وفصل المسؤوليات بين المؤسسات.

أشياء تمنع تطبيق الإدارة الإلكترونية في الدول العربية

توجد العديد من الدول العربية في الوقت الحالي لا تزال تعتمد على المنظومة اليدوية التقليدية أو المعروفة باسم منظمة الورق، حتى بعد الاعتماد على الكمبيوتر في الكثير من المؤسسات، وهناك عدة أسباب لذلك منها:

1. الانفصال التام بين الإدارات والجهات المالية في بعض من الدول العربية وبين الجهات الإدارية.
2. عدم اهتمام الحكومات في الدول العربية بتطوير البنية التحتية لشبكة الإنترنت، مع الإدراك بأهمية الحماية الإلكترونية وتوفير سُبل الحفاظ على المعلومات وتأمينها.
3. عدم اعتماد الأجهزة الإدارية لفكرة الحفاظ على مصالح الشعب وتوفير وقت وجهد المواطنين في المكاتب والمصالح الحكومية.
4. بعض الإجراءات البيروقراطية المُعقدة التي تُعيب النظام الإداري في الدول العربية، والتي تقف عائق أمام فكرة إنشاء موقع إلكتروني يُقدم خدمات للمواطنين دون التوجه للمكاتب الإدارية والانتهاء من المعاملات اليدوية الورقية.

بهذا نكون تعرفنا على تعريف الادارة الالكترونية وعلى أهداف الإدارة بالكامل، وأوضحنا فوائد وعوائق تقف أمام تطبيق الإدارة في العالم أجمع وخاصة في الدول العربية، بجانب متطلبات تطبيق الإدارة الإلكترونية ، ويُمكنكم التعرف على المزيد عن الإدارة بشكل عام وخاصة الإدارة الإلكترونية عبر موقعنا موسوعة اقتصادنا.

اقرأ أيضاً: افضل بنك للتمويل العقاري | بنوك التمويل العقاري في السعودية