تعريف الهيكل التنظيمي وأهميته وخصائصه وأنواعه

يبحث العديد من الأشخاص عن تعريف الهيكل التنظيمي، وأنواعه، وخصائصه ومميزاته، وأهمية للعمل، يعد الهيكل التنظيمي هو من أهم النظم الإدارية المنظمة لمحيط العمل وبيئة العمل، حيث يعمل على تنظيم العلاقات بين كافة أفراد المؤسسة أو الشركة أو المنظمة مع بيان الوظائف والعلاقات وترابط وتداخل العلاقات ببيئة العمل، وخلال هذا المقال سوف يتم توضيح مفهوم الهيكل التنظيمي، مع بيان أهميته، وخصائصه وأنواعه.

تعريف الهيكل التنظيمي

يعد الهيكل التنظيمي هو الهيكل العظمي لأي شركة أو منظمة أو مؤسسة، يهدف الهيكل التنظيمي إلى إيجاد الوحدات التنظيمية على شكل هرم مرتبط مع بعضه البعض من خلال الروابط والسلطة والتعليمات والعلاقات والأوامر، يعد تعريف الهيكل التنظيمي اصطلاحاً، هو مجموعة من اللوائح والقواعد البيروقراطية التي تعطي الحق لبعض الأفراد في إصدار أوامر لأفراد آخرين على نحو يعمل على تحقيق الكفاءة والرشد، وبالتالي فإن الهيكل التنظيمي هو بناء يعمل على تحديد الإدارات والأجزاء الداخلية للعمل، بحيث يحتوي على مستويات إدارية على شكل هرم بما يعمل على تأمين عمليات التشغيل والأداء المتوقع للعمل ورقابة عليه لاتخاذ القرار المناسب من الإدارة.

أهمية الهيكل التنظيمي

• بيان المستويات الإدارية.
• تحديد المسؤوليات.
• تحديد الاختصاصات الخاصة بمؤشرات الأداء، وقياسها والعمل على تحسينها.
• ترتيب وتحديد  العلاقات، مع منح بعض الصلاحيات اللازمة للمسؤولين.
• بيان الأقسام بالتفصيل، والإدارات.
• توضيح المسميات.
• العمل على تحديد العلاقة بين العمليات المؤسسية.
• المساعدة في تحقيق الأهداف المرجوة.
• تحديد مراكز المسؤولية بمراكز التكلفة.
• إجراءات المحاسبة الإدارية.
• ورفع التقارير.

خصائص الهيكل التنظيمي

• التنسيق بين أعمال المُنظَّمة، حيث يهتم الهيكل التنظيمي بتحقيق التكامل بين الأعمال، والقضاء على الازدواجية أو التكرار.
• مراعاة ظروف البيئة، بحيث يهتم الهيكل التنظيمي بالبيئة الخارجيّة، والبيئة الداخليّة، وتأثيراتهما، مع المرونة الهيكل التنظيمي للاستجابة لهما.
• الاستفادة من التخصُّص، حيث يهم الهيكل التنظيمي إلى مساعدة الموظَّف على إنجاز مهامّ وظيفة واحدة، أو إنجاز مهام قسم واحد، ممّا يضمن سرعة إنجاز العمل، بالإضافة إلى انخفاض التكلفة، وإتقان العمل.
• الاهتمام بالأنشطة المهمّة للمنظَّمة، حيث يقوم الهيكل التنظيمي بترتيب الأنشطة على حسب درجة أهمّيتها، وعلى حسب أولويّتها.
• عدم الإسراف، بحيث يجب أن يتم مراعاة التكاليف اللازمة لاحتياجات الهيكل التنظيمي من وحدات، وتخصُّص، والتأكيد على التقسيمات التي يتوقع أن تكون لها فوائد كبيرة على المدى الطويل.
• فعاليّة الرقابة، يعمل الهيكل التنظيمي على فتح المجال للرقابة الفعّالة، بحيث أنّ الوظيفة التي يتمّ تطبيق الرقابة عليها لا تكون مع الموظَّف المسؤول عنها بنفسه.
• المركزيّة، حيث أن الهيكل التنظيمي يعمل على تركز السُّلطة في جهة مُحدَّدة بالمُنظَّمة أو المؤسسة أو الشركة، فعلى الرغم من أن هذا الأمر قد يؤدّي إلى بُطء باتِّخاذ القرارات، إلّا أنّه يحقِّق درجة أفضل من الرقابة، وفي الغالب تظهر تلك السمة بالهيكل الوظائفيّ.
• اللامركزيّة، بمعنى أن يتم توزيع السلطات على الهيكل التنظيمي، من أجل تسريع اتخاذ القرارات، وتقليل شدة الرقابة وتظهر تلك السمة في الغالب في الهيكل التنظيمي القطاعي.
• الرسمية، التي تعني وضع قواعد دقيقة خاصة ببيئة العمل، وتلك السمة تعد هامة بالمنظمات الكبرى من أجل التحكم بها، إلا أن الرسمية تعمل على تقليل الإبداع، وتؤدي أيضاً إلى بطء شديد في اتخاذ القرارات، بالإضافة إلى عدم منح الموظفين حرية مطلقة ولكنها تكون قليلة.
• المرونة، تعكس تلك السمة مدى مقدرة الهيكل التنظيمي على التكيف مع التغيرات الطارئة على بيئة العمل.
• الوضوح، بحيث تكون العناصر بالهيكل التنظيميّ مُحدَّدة بشكل دقيق.
• الملاءمة، وتؤدي تلك السمة إلى تناسب الهيكل التنظيمي مع البيئة الخاصّة بالمؤسسة أو المنظمة مما يعني تلبية احتياجاتها.

مبادئ الهيكل التنظيمي

• مبدأ تقسيم العمل، بحيث يكون كل شخص مسؤول عن جزء معين من العمل.
• مبدأ الوظيفة، أي تقسيم العمل بناءاً على الوظائف ونوعية العمل.
• مبدأ المرونة، الذي يظهر مدى قابلية المؤسسة أو المنظمة للتكيف مع التغييرات الداخلية والخارجية دون الحاجة لتعديل جوهري.
• مبدأ وحدة الهدف، الذي يهدف في النهاية لتحقيق تنظيم بيئة العمل وتوحيدها بهدف واحد.
• مبدأ تساوي المسؤولية مع السلطة، بحيث يكون لكل مسؤولة وظيفة وسلطة للإشراف على الأداء تمكنه من قصر خلط السلطة فكلم قلت المستويات الإدارية كلما زادت فعالية الإدارة.
• مبدأ وحدة الرئاسة، بحيث يكون لكل موظف رئيس يأخد منه التوجيهات، والتعليمات، والأوامر.

أنواع الهيكل التنظيمى

• الهيكل التنظيمي البسيط، وهو ما يعرف بالهيكل بالهَرَميّ، ويتَّصف هذا الهيكل التنظيمي بعدم بالبساطة وعدم التعقيد، واللارسميّة، كما أنّ السُّلطة تتركّز بقمّة الهرم الإداريّ، ويشيع هذا النمط بالهياكل المتبعة في المُنظَّمات بمراحلها التأسيسيّة الأولى التي يوجد بها وعدد قليل من المُوظَّفين، بالإضافة إلى أنّ الظروف تكون معروفة، وبيئة العمل مستقِرَّة يمكن التحكُّم فيها.
• الهيكل الوظيفيّ، يتضمن هذا النوع تجميع التخصُّص الواحد بإدارة واحدة، مثل الإدارة الهندسيّة، وهذا النوع من الهياكل التنظيمية يتَّصف بأنه اقتصادي، يستفيد فيه الموظفين من خبرات زملائهم من خلال عملهم معاً بنفس الإدارة، إلّا أنّه من ناحية أخرى يتضمن على مساوئ عدّة، منها، قلة المرونة، وكثرة المستويات الإداريّة، وسوء العلاقة بين التخصُّصات التي تتضمن عليها بيئة العمل.
• الهيكل القطاعي، وهو نوع من الهياكل التنظيمية يتمّ فيه تجميع الموظَّفين المُتخصِّصين بخدمة أو مُنتَجٍ مُحدَّد، علماً بأن هذا الهيكل التنظيمي قد يتمّ فيه الاحتفاظ بالمركزيّة ببعض الإدارات.
• الهيكل المصفوفي، يتم خلاله تصنيف الموظَّفين تبعاً للوظائف، كما يتمّ اختيار مسؤولٍ عن موظَّفين ضمن وظائف مختلفة، بحيث يكون هو الشخص المسؤول عن مُنتَجٍ مُحدَّد.
• الهيكل الميكانيكيّ، ويتسم هذا الهيكل التنظيمي بأن الهرم الوظيفيّ مُمتَدٌّ رأسياًـ وهذا يعني أنّ المستويات الإداريّة فيه تكون مُتعدِّدة، ويجب هنا العلم بأن الهيكل الميكانيكي من الأفضل اتِّباعه في حالة كانت المُؤثِّرات الخارجيّة مُستقِرّة، وفي حال كانت الأعمال روتينيّة لا تتغيَّر على الرغم من تكرارها، يتسم هذا الهيكل التنظيمي بكثرة الرقابة، وطبقات الهرم الوظيفي فيه تكون متعددة بالإضافة إلى الرسمية والمركزية، إلا أنه بطيء نسبياً ويتميز بقلة المرونة.
• الهيكل الحيويّ، أو ما يعرف بالهيكل العضويّ، أو المُسطَّح، وتكون فيه المستويات الإداريّة قليلة، حيث يكون الهرم الوظيفيّ خلاله قصيراً، ويتسم هذا النوع بالمرونة، واللامركزيّة، والسرعة باتِّخاذ القرارات، إلا أنه قليل الرقابة، ويُؤدّي إلى أن يصبح كلّ مديرٍ مسؤول عن عددٍ أكبر من الموظَّفين، علماً بأنّه من الأفضل اتِّباع هذا النوع أثناء سرعة تغيُّر المُؤثِّرات الخارجيّة، وكذلك في حالة رغبة المنظَّمات في تقديم مُنتجاتها تعد مُتميِّزة.

ذات صلة:  نموذج عقد شركة توصية بسيطة 2020