كتابة خطاب رسمي: نموذج خطاب رسمي لشركة أو بنك

العديد من الأشخاص قد يقومون بالبحث حول كيفية كتابة خطاب رسمي سواء للجهات الرسمية أو المؤسسات أو حتى الجهات الحكومية، وذلك بهدف تقديم الطلبات أو الشكاوى أو لقضاء أمر ما، وما يحدث هو توجيه تلك الخطابات للجهات الحكومية عن طريق توجيه الخطاب الرسمي، ومن خلال تلك المقالة سوف يتم توضيح تفاصيل كتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، بالإضافة إلى تقديم تفاصيل عن الخطابات الرسمية بجانب تسليط الضوء على أنواعها وأهميتها.

تعريف الخطاب الرسمي

في البداية قبل توضيح طريقة كتابة خطاب رسمي، لابد من تعريف الخطاب بشكل عام، فهو عبارة عن جواب أو رسالة يقوم بإرسالها شخص ما لجهة ما، وهناك العديد من أنواع الخطابات التي تختلف من حيث أسلوب كتابتها على حسب المناسبة، وعلى حسب الغرض من الخطاب.

خطابات رسمية للجهات الحكومية

العديد من الأشخاص قد يقومون بتقديم نماذج الخطابات الرسمية لجهات حكومية أو لأي شركة ما، وذلك بهدف الحصول على طلبات معينة أو حتى خدمات يحتاجون إلى إتمامها، ولكن يجب مراعاة العديد من الخطوات الهامة المتعلقة بكتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، بجانب كتابة الصيغة المتعارف عليها للخطاب الرسمي، وخاصة إذا كان الخطاب متعلقاً بإحدى الجهات الرسمية.

يحاول بعض الأشخاص كتابة خطاب طلب رسمي بأنفسهم، لهذا يجب عليهم أن يكونوا على دراية كافية بصيغة الكتابة، وفي حالة عدم معرفة شيء ما لابد من البحث عن شخص متخصص من أجل تقديم المساعدة لهم مثل الاستعانة بـ “محامي” أو كاتب عدل، وغيرهم من المتخصصين في هذا المجال.

نموذج خطاب رسمي

قبل البدء في كتابة خطاب توضيح أو نموذج خطاب رسمي يجب الاعتماد على الورق المخصص لذلك وينصح بأن يكون الورق الأبيض أو الأصفر السادة، بالإضافة إلى أنه يمكنكم الاعتماد على الورق الذي يدمج به شعار الجهة الحكومية أو المؤسسة أو الشركة المراد أن يتم توجيه الخطاب الرسمي لها، ويجب التنويه لبعض الأمور التي يجب مراعاتها قبل كتابة نموذج طلب تعامل مع شركة ومن تلك الأمور ما يلي:

•  منع استخدام أي أشكال أو رسومات في محتوى الخطاب الرسمي.
• يجب الاعتماد على برنامج الـWord عند كتابة الخطاب الرسمي ومن ثَم ضبط حجم الخط على 16 بجانب اختيار نمط الكتابة Arial.
• وفي حالة أنكم تقدمون على كتابة “نموذج خطاب رسمي لشركة” بطريقة يدوية يراعى تجنب أي من الأقلام خلاف القلم الأزرق وخاصة يحذر من الكتابة باللون الأسود، وهذا الأمر من شأنه يعمل على التمييز بين الخطابات الأصلية والمنسوخة.
• من الجيد أيضاً مراعاة أن تكون المسافة بين النقطة والنقطة الأخرى التي تتبعها بمقدار “نصف سطر” أو “سطر”.
• الطريقة المثلى لكتابة خطاب رسمي تبدأ من “منتصف الصفحة” مع مراعاة الابتعاد التام عن دمج “البراويز” أو “الإطارات” ببرنامج الـWord على حواف ورقة الكتابة، ولذلك بهدف إظهار الخطاب الرسمي بشكل لائق.
• يراعى أن يبدأ الخطاب بجملة ” السلام عليكم ورحمة الله وبركاته” مع التركيز على إنهاء الخطاء بأي من “جُمل الشكر” مثل “ولكم منا جزيل الشكر والتقدير”.
• بعد العمل بالنصائح أعلاه يجب أن لا ينسى كاتب الخطاب أنهي ينهي نموذجه بإضافة التوقيع” وكتابة “التاريخ” الذي تم به تحرير الخطاب.

خطوات نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية

لابد أن يتضمن نموذج خطاب رسمي موجه إلى جهة حكومية على العديد من الأجزاء، ومنها:

الترويسة

نموذج الكتاب الرسمي أو الخطاب الرسمي من الجيد أن يحتوي على عنوان الشخص المتقدم بالخطاب “مرسل الخطاب” ويجب أن يتم كتابته في الجهة العلوية من الخطاب مع الأخذ في الاعتبار ضرورة الترتيب ففي المقام الأول يتم إرفاق وكتابة “اسم الشارع” والسطر الذي يليه يتم كتابة “المدينة” والسطر الذي يليه كتابة “الرمز البريدي”.

وفي حالة كان الشخص المرسل للخطاب الرسمي يعيش في منطقة ريفية، يجب أن يكون ترتيب العنوان كالتالي، كتابة اسم القرية ثم كتابة اسم المدينة التابعة لها، وبعد هذا يتم كتابة تاريخ تحرير الخطاب في الجهة اليسرى أسفل الصفحة، حيث يجب كتابة التاريخ كامل على النحو التالي، “يوم، شهر، سنة”.

العنوان الداخلي

لابد أن يتضمن نموذج خطاب رسمي على كتابة عنوان المرسل إليه، مع مراعاة ترك مسافة كافية ما بين الترويسة وبين العنوان الداخلي، ويتم كتابة اسم الشارع، مع ضرورة توضيح وذكر اسم الشركة أو اسم المؤسسة التي يعمل لديها الشخص المرسل للخطاب الرسمي.

التحية

يجب أن يتضمن الخطاب الرسمي كتابة تحية الافتتاحية، مدونة في أسفل العنوان بسطرين تقريباً، مثل كتابة “السيد المدير، تحية طيبة وبعد…،”، وغيرها من العبارات الترحيبية الافتتاحية.

محتوى الخطاب الرسمي

بالنسبة لمحتوى أو مضمون الخطاب الرسمي المرسل إلى جهة رسمية أو إلى أي جهة أو مؤسسة حكومية، لابد أن يتضمن على محتوى يوضح الهدف منه سواء كان الغرض منه تقديم شكوى أو غيرها، على أن يتم كتابة نص الخطاب بعد التحية بسطرين.

من الجيد البدء في كتاب “الخطاب الرسمي” بطريقة ميسرة ومبسطة، بجانب ضرورة إظهار الأفكار وتوضيحها بطريقة متسلسلة، ويجدر الإشارة أيضاً إلى مراعاة كتابة الخطاب بطريقة مقنعة وترك المسافات المناسبة بين الكلمات بهدف توضيح الكتابة وقراءتها بصورة سهلة.

الخاتمة

من الجيد أن تكون خاتمة الخطاب الرسمي متضمناً للجملة الختامية والتي تشير إلى الوصول إلى نهاية الخطاب، وتلك الخاتمة يجب أن تحتوي على الجمل التي تفيد “الشكر والعرفان” لقارئ الخطاب ومن تلك الجُمل “ولكم وافر الاحترام والتقدير” أو “ولكم منا جزيل الشكر”.

التوقيع أو الختم

بمجرد الوصول إلى ختام الخطاب الرسمي لا بد أن يحتوي الخطاب على توقيع الشخص المرسل، مع توضيح الأختام الرسمية بعد الخاتمة بـ 3 أسطر تقريباً، حتى يقوم الشخص المرسل بكتابة اسمه الرباعي بشكل كامل، مع التوقيع على الخطاب الرسمي.

التاريخ

لابد من كتابة تاريخ في الخطاب الرسمي بالتفصيل على الترتيب التالي، “اليوم، الشهر، السنة”.

اطلع كذلك على: نموذج رسالة إدارية وكيفية كتابتها

نموذج خطاب رسمي لشركة

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد…

إلى السيد /

تحية طيبة وبعد….

كتابة محتوى الخطاب الرسمي.

ولكم جزيل الشكر والتقدير.

مرسلة لسيادتكم …

وضع التوقيع أو الختم في الأسفل.

التاريخ كامل باليوم والشهر والعام.

نموذج خطاب رسمي للبنك

العديد من الأشخاص قد يرغبون في اتخاذ خطوة فتح حساب داخل إحدى البنوك، ولكنهم في نفس الوقت قد يجهلون ما هي الطريق الصحيحة لكتابة نموذج خطاب رسمي، وإليكم الطريقة الصحيحة لكتابة هذا النموذج مع توضيح كيفية وضع خاتمة خطاب رسمي للبنك:

السادة الكرام في بنك / ……….

بعد التحية،،،

نحيط علم سيادتكم بأن السيد / ………. الذي يحمل الجنسية / ………. والمقيم في / ………. برقم قومي / ……….

يعمل لدينا وتحت إشرافنا، وهو يرغب في فتح حساب لدى سيادتكم وقد تم أخذ كافة الإجراءات اللازمة لذلك ولا مانع لدينا.

ولكم منا وافر الشكر والتقدير.

المدير العام / ………..

أهمية الخطابات الرسمية

الخطابات الرسمية تشكل أهمية كبيرة في حياتنا اليومية، سواء على المستوى الوظيفي أو على المستوى الاجتماعي.

الخطابات الرسمية تعد وسيلة من أهم وسائل الاتصالات بين الهيئات الرسمية والأشخاص.

يعد الخطاب الرسمية هو الوسيلة المثلى من أجل التعامل مع المؤسسات الحكومية بشكل رسمي، أو بالنسبة للتعاملات الأفراد مع المؤسسات، التي يعمل بها، وخصوصاً في حالة تقديم طلب أو تقديم شكوى.

يساعد الخطاب الرسمي على توفير الوقت والجهد.

يمكن الاحتفاظ بالخطاب الرسمي كنوع من أنواع الوثائق الرسمية، التي يمكن الرجوع إليها وقت الحاجة لهذا.

يعد الخطاب الرسمي من وسائل الإعلان عن أمر ما، كما يعمل على توضيح أمر ما في الخطابات التجارية.

أنواع الخطابات الرسمية

تنقسم الخطابات الرسمية إلى العديد من الأنواع، وهي كالتالي:

الخطابات الرسمية التجارية

يتم استخدام الخطاب الرسمي التجاري ببعض الأغراض التجارية، مثل الإعلان عن منتج ما أو الإعلان عن سلعة بعينها، ويتميز هذا النوع من الخطابات باستخدامه في الأمور الدعاية للمؤسسات والشركات.

الخطاب الرسمي التجاري يجب أن يحتوي في بدايته على “الترويسة” وهي التي يتواجد بها كافة المعلومات المتعلقة بالشركة أو المؤسسة، ويتواجد بها الاسم، ونوع النشاط التجاري، والموقع، ورقم السجل التجاري، والبريد الإلكتروني، والصندوق البريدي، وشعار الشركة، ورقم السجل التجاري.

الخطاب الإداري الرسمي

هناك نوع آخر من  الخطاب الرسمية، وهو الخطاب الإداري الرسمي وللتوضيح أكثر به فهو ذك الخطاب المرتبط بالأحوال الوظيفية داخل جهات العمل والمؤسسات، ويحتوي على المعروضات، أو التعليمات العامة، والقرارات الإدارية، والعديد من الأمور الأخرى.

نصائح يجب إتباعها عند كتابة خطاب رسمي

• يجب الاهتمام بكتابة الألفاظ الشفافة الصريحة عند كتابة خطابة رسمي لتقديمه لأي من الجهات.
• يجب تحري المصداقية في عرض المعلومات الواردة بنص الخطاب الرسمي، بالإضافة إلى الاهتمام بتوضيح الأفكار.
• ضرورة الالتزام بموضوعية الخطاب والابتعاد التام عن أي من أشكال المحسنات البديعية أو حتى الألفاظ الأدبية وكتابة الخطاب شكل ميسر للمستلم.
• ضرورة كتابة الخطاب الرسمي بإيجاز تام دون المماطلة في الكلام أو استخدام الألفاظ، ولكن ذلك مع مراعاة الالتزام بالمعنى الدقيق للخطاب.
• من الضروري الابتعاد عن إظهار المشاعر في منتصف الخطاب، وأن يتم كتابته بأسلوب مقنع إلى حد بعيد.
• إذا الخطاب الموجه هو بمثابة رداً على بعض الخطابات السابقة، يراعى إضافة رقم الخطاب ومضمونه بإيجاز مع دمج تاريخ الخطاب القديم.
• من الجيد أن يتم تسيق الأفكار وترتيبها بشكل جيد عند كتابة الخطاب، فمن الجيد إظهار تلك الأفكار بطريقة منظمة وتوضيحها بالطريقة المثلى قبل التطرق للحديث عن الأفكار التي تليها.
• من الجيد الابتعاد عن وضع الإطارات والبراويز داخل الخطاب الرسمي، وضرورة وضع “التوقيع” في الجهة اليمنى لأسفل الورقة وإلصاق الطابع الرسمي للخطاب.