اقتصادنا
المعرفة المالية

نموذج خطاب رسمي

يحتاج العديد من الأشخاص لمعرفة كيفية كتابة نموذج خطاب رسمي لجهة رسمية أو جهة مؤسسة أو جهة حكومية من أجل تقديم شكوى أو تقديم طلب أو قضاء أمر ما، حيث يتم مخاطبة العديد من الجهات الحكومية من خلال توجيه نموذج خطاب رسمي، وسوف يتم خلال هذا المقال توضيح تفاصيل كتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، بالإضافة لتقديم تفاصيل عن الخطابات الرسمية مع توضيح أهميتها وأنواعها.

تعريف الخطاب

في البداية قبل توضيح نموذج خطاب رسمي، لابد من تعريف الخطاب بشكل عام، فهو عبارة عن جواب أو رسالة يقوم بإرسالها شخص ما لجهة ما، وهناك العديد من أنواع الخطابات التي تختلف من حيث أسلوب كتابتها على حسب المناسبة، وعلى حسب الغرض من الخطاب.

خطابات رسمية للجهات الحكومية

يوجه بعض الأشخاص نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية رسمية أو إلى شركة ما من أجل الحصول على خدمة معينة أو الحصول على موافقة على طلب ما، ولابد من اتباع بعض الخطوات الأساسية من أجل كتابة نموذج خطاب رسمي، بالإضافة إلى ضرورة اتباع صيغة معينة خلال كتابة الخطاب، وخصوصاً عند كتابة الخطابات الرسمية التي سوف يتم إرسالها لجهة رسمية.

يحاول بعض الأشخاص كتابة نموذج خطاب رسمي بأنفسهم، لهذا يجب عليهم أن يكونوا على دراية كافية بصيغة الكتابة، وفي حالة عدم معرفة شيء ما لابد من البحث عن شخص متخصص من أجل تقديم المساعدة لهم مثل الاستعانة بـ محامي أو كتاب عدل، وغيرهم من المتخصصين في هذا المجال.

نموذج خطاب رسمي

  • في البداية يجب إحضار ورقة باللون الأبيض وورق باللون الأصفر السادة، أو أي ورق يحتوي على شعار الجهة الحكومية أو المؤسسة أو الشركة المراد أن يتم توجيه الخطاب الرسمي لها.
  • منع استخدام أي أشكال أو رسومات في محتوى الخطاب الرسمي.
  • من الأفضل أن يتم كتابة الخطاب الرسمي عبر برنامج Word”، واستخدام خط “Arial”، على أن يكون حجم الخط 16.
  • أما في حالة كتابة الخطاب الرسمي بطريقة يدوية، يجب الكتابة باللون الأزرق، وتجنب استخدام القلم الأسود، ليسهل بعد هذا التمييز بين الخطاب الأصلي، وبين الخطاب المنسوخ، الذي سوف يتم تصويرها من نسخة الخطاب الرسمي الأصلية.
  • يجب أن تتراوح المسافات بين كل نقطة والنقطة التي تليها ما يقرب من نصف سطر وسطر واحد.
  • يجب أن يبدأ الشخص القائم على كتابة الخطاب الرسمي من منتصف الورقة السادة، مع عدم إضافة أي إطارات أو أي براويز في حواف الورقة، للحفاظ على شكل الخطاب الرسمي.
  • يجب أن يبدأ الخطاب بـ “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”، وينتهي الخطاب بجملة شكر، مثال على هذا، “ولكم جزيل الشكر والتقدير”، كما يجب بعد هذا يتم إضافة التوقيع، مع توضيح تاريخ تحرير الخطاب الرسمي.

خطوات نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية

لابد أن يتضمن نموذج خطاب رسمي موجه إلى جهة حكومية على العديد من الأجزاء، ومنها:

الترويسة

يجب أن يتضمن نموذج خطاب رسمي على عنوان الشخص المرسل للخطاب الرسمي في أعلى الخطاب، مع مراعاة الترتيب، حيث يتم كتابة أولاً اسم الشارع، ثم في السطر التالي كتابة اسم المدينة، ثم كتابة الرمز البريدي.

وفي حالة كان الشخص المرسل للخطاب الرسمي يعيش في منطقة ريفية، يجب أن يكون ترتيب العنوان كالتالي، كتابة اسم القرية ثم كتابة اسم المدينة التابعة لها، وبعد هذا يتم كتابة تاريخ تحرير الخطاب في الجهة اليسرى أسفل الصفحة، حيث يجب كتابة التاريخ كامل على النحو التالي، “يوم، شهر، سنة”.

العنوان الداخلي

لابد أن يتضمن نموذج خطاب رسمي على كتابة عنوان المرسل إليه، مع مراعاة ترك مسافة كافية ما بين الترويسة وبين العنوان الداخلي، ويتم كتابة اسم الشارع، مع ضرورة توضيح وذكر اسم الشركة أو اسم المؤسسة التي يعمل لديها الشخص المرسل للخطاب الرسمي.

التحية

يجب أن يتضمن الخطاب الرسمي كتابة تحية الافتتاحية، مدونة في أسفل العنوان بسطرين تقريباً، مثل كتابة “السيد المدير، تحية طيبة وبعد…،”، وغيرها من العبارات الترحيبية الافتتاحية.

محتوى الخطاب الرسمي

بالنسبة لمحتوى أو مضمون الخطاب الرسمي المرسل إلى جهة رسمية أو إلى أي جهة أو مؤسسة حكومية، لابد أن يتضمن على محتوى يوضح الهدف منه سواء كان الغرض منه تقديم شكوى أو غيرها، على أن يتم كتابة نص الخطاب بعد التحية بسطرين.

يجب كتابة الخطاب الرسمي بطريقة بسيطة وسهلة، كما يجب توضيح الأفكار مع ضرورة تسلسلها، بالإضافة إلى الحرص على كتابة الخطاب بأسلوب غير متكلف ومقنع، بالإضافة إلى الوضوح في الكتابة، وترك مسافة بين الكلمات ليسهل قراءتها.

الخاتمة

يجب أن يتضمن الخطاب الرسمي على جملة ختامية، تدل على انتهاء الخطاب الرسمي، ويجب أن تتضمن الخاتمة على بعض من كلمات التقدير والشكر لمتلقي الخطاب الرسمي، مثل، “ولكم جزيل الشكر والتقدير، أو ولكم فائق الاحترام، وغيرها”، من الكلمات والجمل التي تنم على الشكر والعرفان التي توضح للقارئ أن الخطاب الرسمي قد انتهى.

التوقيع أو الختم

بعد كتابة الخاتمة الخاصة بالخاطب لابد أن يتم الخطاب الرسمي المرسل على توقيع الشخص المرسل للخطاب، مع توضيح الأختام الرسمية بعد الخاتمة بـ 3 أسطر تقريباً، حتى يقوم الشخص المرسل بكتابة اسمه الرباعي بشكل كامل، مع التوقيع على الخطاب الرسمي.

التاريخ

لابد من كتابة تاريخ في الخطاب الرسمي بالتفصيل على الترتيب التالي، “اليوم، الشهر، السنة”.

نموذج خطاب رسمي لشركة

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد…
إلى السيد …
تحية طيبة وبعد،
محتوى الخطاب الرسمي.
ولكم جزيل الشكر والتقدير.
مرسلة لسيادتكم …
وضع التوقيع أو الختم في الأسفل.
التاريخ كامل باليوم والشهر والعام.

أهمية الخطابات الرسمية

  • الخطابات الرسمية تشكل أهمية كبيرة في حياتنا اليومية، سواء على المستوى الوظيفي أو على المستوى الاجتماعى.
  • الخطاب الرسمية تعد وسيلة من أهم وسائل الاتصالات بين الهيئات الرسمية والأشخاص.
  • يعد الخطاب الرسمية هو الوسيلة المثلى من أجل التعامل مع المؤسسات الحكومية بشكل رسمي، أو بالنسبة للتعاملات الأفراد مع المؤسسات، التي يعمل بها، وخصوصاً في حالة تقديم طلب أو تقديم شكوى.
  • يساعد الخطاب الرسمي على توفير الوقت والجهد.
  • يمكن الاحتفاظ بالخطاب الرسمي كنوع من أنواع الوثائق الرسمية،التي يمكن الرجوع إليها وقت الحاجة لهذا.
  • يعد الخطاب الرسمي من وسائل الإعلان عن أمر ما، كما يعمل على توضيح أمر ما في الخطابات التجارية.

أنواع الخطابات الرسمية

تنقسم الخطابات الرسمية إلى العديد من الأنواع، وهي كالتالي:

الخطابات الرسمية التجارية

يتم استخدام الخطاب الرسمي التجاري ببعض الأغراض التجارية، مثل الإعلان عن منتج ما أو الإعلان عن سلعة بعينها، ويتميز هذا النوع من الخطابات باستخدامه في الأمور الدعاية للمؤسسات والشركات.

يتضمن الخطاب الرسمي التجاري في البداية على “الترويسة”، التي تتضمن كل ما يتعلق بالمؤسسة أو الشركة من معلومات، حيث يتضمن على الاسم، الموقع، نوع النشاط التجاري، رقم السجل التجاري، رقم الهاتف، البريد الإلكتروني، الصندوق البريدي، وشعار الشركة.

الخطاب الإداري الرسمي

هناك نوع آخر من  الخطاب الرسمية، وهو الخطاب الإداري الرسمي، فهو عبارة عن رسالة تتعلق بالأمور الوظيفية داخل المؤسسة أو جهة العمل، التي تتضمن على بعض التعاليم العامة، المعروضات، القرارات التي يتم إصدارها من قبل الإدارة، وغيرها من الأمور.

نصائح عند كتابة خطاب رسمي

  • يجب تجنب إتباع الألفاظ الواضحة، أو الدقيقة أثناء كتابة الخطاب الرسمي.
  • يجب تحري المصداقية في عرض المعلومات الواردة بنص الخطاب الرسمي، بالإضافة إلى الاهتمام بتوضيح الأفكار.
  • يجب على كاتب الخطاب الرسمي أن يلتزم بالموضوعية والابتعاد عن استخدام الألفاظ الأدبية والمحسنات البديعية.
  • يجب اتباع أسلوب الإيجاز عند كتابة الخطاب الرسمي، بشرط ألا يؤدي هذا في الإخلال بالمعنى العام للخطاب الرسمي.
  • يجب كتابة الخطاب الرسمي بأسلوب يعد مقنع تماماً، مع تجنب إظهار العواطف أو المشاعر في نص الخطاب.
  • في حالة كتابة خطاب رسمي باعتبار أنه رداً على خطاب سابق، يجب على الكاتب أن يذكر رقم هذا الخطاب، مع تاريخه ومضمونه بشكل موجز.
  • يجب مراعاة ترتيب الأفكار عند كتابة الخطاب الرسمي، وتنسيقها بشكل واضح، مع مراعاة الانتهاء من الفكرة الأولى أولاً، مع توضيحها بشكل جيد، ثم الانتقال بعد هذا إلى الفكرة الثانية، وهكذا.
  • في حالة الرد على خطاب رسمي قد يتضمن على العديد من  الأفكار، يجب أن يتم الرد على الخطاب الرسمي من خلال تسلل الأفكار تبعاُ للتسلل الوارد بنص الخطاب الرسمي الأساسي.
  • يجب عدم إضافة أي براويز أو أي إطار عند كتابة خطاب رسمي على برنامج “word”.
  • يجب وضع الأختام أو كتابة التوقيع الشخصي في أسفل يمين الورقة، مع إضفاء الطابع الرسمي على الخطاب الرسمي.

أقرا المزيد نموذج كتابة تقرير

اترك رد

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

يستخدم هذا الموقع ملفات تعريف الارتباط لتحسين تجربتك. سنفترض أنك موافق على ذلك ، ولكن يمكنك إلغاء الاشتراك إذا كنت ترغب في ذلك. قبول