يعد التخطيط هو من المهام الإدارية الأولى، ويتولّى التخطيط إدارة مستقلّة أو قبل مدير المؤسسة نفسه، ومنها تبدأ كافة مهام الإدارات الأخرى، حيث يتم تعريف التخطيط بأنه علم من العلوم الإدارية من أجل توضيح أنّ تلك العملية تعتمد على قراءة وفهم الأحداث السابقة مع دراسة الحاضر بشكل دقيق، وصولاً إلى التنبّؤ بشكل صحيح بما يمكن أن تؤول إليه الأمور خلال فترات المستقبل والتوجّه بالمؤسسة لتحقيق أفضل النتائج بأقل تكاليف ممكنة، وتعتمد عمليّة التخطيط على الدّراية بكافة الإمكانات المتاحة أيضاً معرفة القدرة على الاختيار بين بدائل متعدّدة، فإن لم توجد تلك البدائل لا يكون لعملية التخطيط أي هدف أو معنى، ويمكن للمدير الناجح أن بعمل على إيجاد بدائل من خلال استخدام المهارات الإداريّة المتنوعة، وسوف يتم خلال هذا المقال توضيح عناصر التخطيط.
عناصر التخطيط
تتضمن عملية التخطيط على العديد من العناصر من أجل تحديد الهدف من عملية التخطيط، ومن عناصر التخطيط التالي:
الأهداف
في البداية لابد من توضيح أن التخطيط يتم من أجل تحقيق غاية ما أو هدف ما خلال فترة المستقبل، وتمثل تلك الغايات العمل على تحقيق أهداف الشركة أو المؤسسة أو الكيان الاقتصادي القائم على عملية التخطيط، وتختلف أهداف عملية التخطيط كونها أهداف عامة أو خاصة، مع اختلاف فترة تحقيق تلك الأهداف طويلة أو قصيرة الأمد، كما يجب تحديد مدى مساس تلك الأهداف أو الغايات بالمنشأة ككل أو بجزء منها دون الجزء الآخر، كافة تلك الأهداف التي يتم إجراء عملية التخطيط من أجلها لابد من شروط تتوافر فيها لترسيخ قواعد العمل، وتوجيهه بيئة العمل لتحقيقها، ومن تلك الشروط:
- الشروط الأول الوضوح، حيث يجب أن يعلم كافة العاملين بالهدف الذي يسعون من أجل تحقيقه والوصول إليه، من خلال التحفيز وضمان قياس النجاح من الفشل، كما يتيح هذا خلق مساحة للإبداع في إطار تحقيق الهدف المرجو.
- والشرط الثاني مشروعيّة الهدف، فلا يمكن أن يتم إجبار أي عامل على العمل بأمر يعد مخالفاً للدين أو للقانون أو للعادات والتقاليد السائدة في المجتمع.ز
- الشرط الثالث والأخير وهو قابليّة الهدف للقياس، فهذا يعد العامل المساعد على المتابعة وإعادة الإرشاد والتوجيه.
السياسات
تعد السياسات هي تلك المجموعة من المبادئ التي يتم وضعها من قبل الإدارة العليا بالمنشأة وتسترشد بها سائر المستويات الإدارية، ومن مميزات السياسات الإدارية التالي:
- الثبات التي يتم تسيير الأمور من خلالها بحيث تلتزم بتلك السياسات كافة العاملين في المؤسسة.
- الشمول بحيث تطبق على كافة العاملين.
- الوضوح، بيكون تكون تلك السياسات واضحة وجلية للعاملين بالمؤسسة أو الشركة.
- قابلة تلك السياسات للتطبيق دون أي استثناء.
القواعد
تختلف قواعد عملية التخطيط عن السياسات في أنّها تفصيل القواعد المنظمة للإدارات المتنوعة داخل مؤسسة ما بشكل عام توضح تلك القواعد ما يجب فعله، وما يجب الامتناع عن فعله داخل الشركة أو المؤسسة، سواء من سلوكيات يتم ممارستها داخل المؤسسة أو خارجها طالما مثّل العاملون تلك المؤسسة في الخارج، وترتبط تلك القواعد بصفة عامة بتحديد المكافآت للمتميزين وتطبيق الجزاءات على المخالفين لنظام المؤسسة.
الإجراءات
تعد الإجراءات هي آخر عنصر من عناصر التخطيط، وتعتبر هي التفصيل الدقيق والخطوات التي يتم اتخاذها من أجل تنفيذ كافة الأعمال بطريقة صحيحة وسهلة داخل وخارج الشركة أو المؤسسة، ويجب أن تتسم تلك الإجراءات بالوضوح والسهولة من أجل توفير الجهد والوقت والتكاليف المالية، وتختلف الإجراءات باختلاف الإدارات داخل المؤسسة، ومع ذلك فإنها متكررة وتسير تبعاً لـ منهج ثابت.
أقرا المزيد عناصر الانتاج